Los archivos cambian de legislación fundamental ciento diez años después

El 25 de Noviembre pasado se publicó en el Boletín Oficial del Estado el Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso, texto que entró en vigor el 1 de Enero de 2012.

Este Decreto deroga entre otros, el  de 22 de Noviembre de 1901 publicado en la Gaceta de Madrid (antiguo nombre del BOE) el 26/11/1901, exactamente ciento diez años antes; y también el de 24 de Julio de 1947 sobre ordenación de los archivos y bibliotecas y del Tesoro Hco. Documental y Bibliográfico (BOE 17/08/1947), y una Orden ministerial (también de 25 de Noviembre, curiosamente, pero del 96) sobre la Junta Superior de Archivos.

Es curioso constatar que, en los archivos, el tiempo parece pasar más despacio que en las bibliotecas, hasta para el Legislador –aunque mis amigos archiveros lo nieguen, y nos llamen “acelerados” a los bibliotecarios-. Recordemos que la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español, inspiradora de todas las leyes autonómicas de dicha área competencial, y que en su título VII trata de los Archivos, Bibliotecas y Museos, preveía la creación de los respectivos sistemas nacionales en su artículo 66. Pero mientras el de Bibliotecas no tardó demasiado, ya que fue creado cuatro años después (R.D.582/1989), el Sistema de Archivos no ha visto la luz hasta veintiséis años desde que se promulgó la Ley que lo concibió. Demasiado, lo que nos hace tal vez pensar en cierta desconexión entre la alta política y la Sociedad a la cual  debe servir. De mis queridos Museos hablaré en otra ocasión.

En las siguientes líneas comentaré en qué consiste el Sistema Español de Archivos y en las novedades que este esperado Decreto contiene.

Supongo que debería empezar hablando de Sistemas. El Sistema Español de Bibliotecas (S.E.B.), como cualquier opositor debería saber, está formado por: 1, La Biblioteca Nacional de España, que actúa como cabecera del sistema; 2, Las Bibliotecas Públicas del Estado; 3, Las Bibliotecas de los Ministerios y organismos autónomos, excepto las escolares; 4, Las Bibliotecas de las Universidades Públicas; 5, Las Bibliotecas de las Reales Academias; y 6, las bibliotecas de instituciones públicas o privadas que se incorporen mediante convenio. Por todo ello, el que estas líneas firma pensaba que, en paralelo, cuando se constituyese el Sistema Español de Archivos, seguiría un esquema semejante al del S.E.B. y se constituiría por: 1, El Archivo Histórico Nacional, que actuaría como cabecera del sistema, como archivo final que es, y el resto de los Archivos Generales de la Administración del Estado; 2, Los Archivos Históricos Provinciales; 3, Los Archivos de los Ministerios y de los demás organismos autónomos del Estado; 4, Los Archivos de las Universidades Públicas; 5, Los Archivos de las Reales Academias, y 6, Los Archivos de las instituciones públicas o privadas que se incorporasen mediante convenio.

Sin embargo el texto definitivo me ha sorprendido, ya que tras definir al S.E.A. como “El conjunto de órganos, centros, sistemas y medios que, mediante relaciones de cooperación y coordinación, actúan conjuntamente con la finalidad de desarrollar los servicios archivísticos para facilitar el acceso de los ciudadanos a los archivos públicos en los términos establecidos en la normativa general”, continúa diciendo que está constituido por:

  1. Los Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos.
  2. Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales y Locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa.
  3. Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios.

No hace mención expresa ni  de los Archivos Históricos Provinciales, ni de los casi siempre olvidados Archivos Universitarios, ni de los interesantes archivos de las Reales Academias, ni crea un archivo con función de cabecera en la cúspide de la pirámide, como sí que lo es la Biblioteca Nacional en el sistema hermano.

Novedades a destacar en el nuevo Decreto:

El artículo 2 define los siguientes conceptos: Qué se entiende por archivo, por sistema archivístico, por documento de archivo, por documento electrónico, por expediente electrónico, por ciclo vital de documentos, por calendario de conservación, por identificación, por valoración documental, por eliminación de documentos y por metadatos. Algo básico y fundamental, para que todos conozcan determinados conceptos básicos y los utilicen con el mismo significado, y que no se suele ver en textos legislativos de otras administraciones. Y destaquemos algo también muy importante: se actualiza el concepto con los documentos electrónicos, que el Legislador pone bajo gestión y custodia de los profesionales de la Archivística.

Se define al AGA (Archivo Gral. de la Administración) como el archivo intermedio de la Administración del Estado, y al AHN (Archivo Hco. Nacional) como el archivo histórico para la misma. Sí que habla de los AHP en el art 12, donde también prevé la posible creación de archivos en las diecinueve Delegaciones del Gobierno en las comunidades y ciudades autónomas.

Especifica el tratamiento archivístico a partir del art 14, definiendo el ciclo vital de los documentos (en papel o electrónicos) y definiendo la identificación, valoración y eliminación de los mismos. Además da disposiciones específicas sobre conservación del patrimonio documental (art 16), enriquecimiento (art 17) y fomento del mismo (art 18), y sobre su difusión (art 19).

La Sección 4ª trata de las condiciones para la recuperación y conservación del documento electrónico (art 20) sobre la aplicación de las TIC a la gestión documental (art 21) y sobre los documentos electrónicos transferidos al AGA.   

Y el cap IV es interesante no sólo para profesionales sino también para la Ciudadanía, ya que trata sobre el procedimiento de acceso a documentos y archivos, que se unifica por vez primera, detallándose el acceso, la autorización de entrada y consulta de originales, el acceso restringido, las razones de seguridad y defensa del Estado y los documentos con datos personales. Regula el modo de tramitación, los plazos, el silencio administrativo y la obtención de copias. Una normativa, en resumen, que une criterios, aclara dudas y explica procedimientos.

Otra novedad es que se Constituye el Consejo de Cooperación Archivística, en paralelo al ya existente Consejo de Cooperación Bibliotecaria (que sustituyó en 2007 al antiguo Consejo de Coordinación Bibliotecaria), y la Comisión de Archivos de la Administración Gral. del Estado. Aquí se ha incurrido –a mi parecer- en el mismo error del Decreto 1573/2007. Considero muy negativo el carácter buenista y de mera voluntariedad de estos consejos de cooperación. Recordemos que el Artículo 4 remarca el carácter voluntario que se establece entre las distintas administraciones, y que en la legislación anterior era obligatorio. Una legislación estatal no puede fundamentarse en cooperaciones voluntarias, de las que una administración de diferente signo político, o del mismo, puede salirse, o negarse siquiera a suscribir, causando un grave perjuicio al Patrimonio Documental de todos los españolitos y a la Ciudadanía a la que servimos. La legislación del Estado (mande quien mande) debe primar sobre las normas de rango inferior, no ser un mero apoyo a las mismas  y estar supeditada a ellas.

En la disposición adicional segunda se regulan las Comisiones Calificadoras de Documentos que hayan sobrevivido a la escabechina de órganos colegiados que supuso el Real Decreto 776/2011. Una decisión lamentable (la supresión de las mismas) que debería haberse corregido, entendiendo que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la maquinaria administrativa.

La Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional, con sede desde 1993 en el antiguo Hospital de Tavera (o de Afuera, o de San Juan Bautista), en Toledo, magníficamente gestionada por Dª Aránzazu Lafuente y su equipo, se segregará del A.H.N. constituyéndose en el Archivo Histórico de la Nobleza, según establece la Disposición Adicional Tercera. Por consiguiente los Archivos Estatales (Histórico Nacional en Madrid, General de la Administración en Alcalá de Henares, de la Corona de Aragón en Barcelona, de la Real Chancillería de Valladolid, de la Corona de Castilla en Simancas, de Indias en Sevilla, y de la Guerra Civil en Salamanca, ahora CDMH) pasan a ser uno más. Omito el de la Real Chancillería de Granada (que complementa a su homólogo de Valladolid, con documentación judicial de todos los territorios al Sur del Tajo), pero que desde 1984 ya no consta en la lista de los Archivos Nacionales de gestión directa del MCU al haber sido inexplicablemente transferida su gestión a la Junta de Andalucía, pese a contener documentación de varias comunidades autónomas. No obstante, el Estado mantiene la titularidad.

Se mantiene la autonomía del Sistema Archivístico de la Defensa; no obstante su régimen de acceso será el mismo que el establecido por el nuevo decreto, según leo en la disposición adicional cuarta. Con las salvaguardas específicas para la Seguridad Nacional, evidentemente según contempla el capítulo IV.

La Disposición Adicional Quinta prevé la creación de un sistema propio para la documentación que afecte a las relaciones internacionales de España, afecto al Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, con la colaboración del de Cultura (ahora de Educación Cultura y Deporte). No acabo de ver clara esta previsión porque ya existe un sistema de archivos y centros documentales del Ministerio de Asuntos Exteriores, antes Ministerio de Estado.

La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos es sustituida por la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado.

Y por último constatar que da un plazo para su aplicación de un año a los ministerios u organismos que no dispongan de Archivo Central –que deberán crearlo, y dotarlo económicamente y de plantilla- y de seis meses al resto.

Un texto con sus luces y sus sombras, que ya he comentado, pero ampliamente esperado y que moderniza y actualiza la normativa archivística, hasta ahora anticuada y dispersa. Espero que las futuras actualizaciones no tarden tanto en aparecer y que sea útil y provechoso no sólo para los profesionales del sector documental, sino también para los clientes a quienes servimos: las administraciones y los ciudadanos.

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